Privacyverklaring

Hakuna Madata is een product van Geheim van de Smith B.V. (KvK 76590925), gevestigd in Nederland. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij verwerken over jou als (potentiële) gebruiker van onze website en van het platform (“de Dienst”).

Voor de marketingdata die je zelf via koppelingen naar het platform haalt, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wat we in dat geval wel en niet mogen doen, staat in onze verwerkersovereenkomst.

Accountgegevens. Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen) of het feit dat je met Google inlogt, organisatie- en workspacenamen, en je rol binnen een workspace.

Gebruiksgegevens. Inlogmomenten, IP-adres, browser- en apparaatinformatie, en technische logbestanden over fouten en synchronisaties. Deze gegevens gebruiken we om de Dienst te laten werken en te beveiligen.

Juridische bevestigingen. Welke versie van onze voorwaarden, privacyverklaring en verwerkersovereenkomst je hebt geaccepteerd, met datum en tijd.

Koppelings- en rapportagedata. Statistieken uit Google Ads, Meta Ads, Facebook-pagina’s, Instagram Business en Google Analytics 4, plus de toegangstokens van die koppelingen (versleuteld opgeslagen). Deze data is in beginsel geaggregeerd en niet op individuele personen gericht.

Bestanden en berichten. Documenten en afbeeldingen die je uploadt, de teksten die je in dashboards zet en de vragen die je aan de AI-assistent stelt.

Communicatie. Berichten die je ons stuurt, en gegevens over verzonden e-mails zoals aflevering, bounces en afmeldingen.

Facturatiegegevens. Bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, abonnement en betaalstatus. Volledige betaalkaartgegevens verwerken wij niet zelf; die gaan rechtstreeks naar onze betaaldienstverlener.

Uitvoering van de overeenkomst. Account aanmaken en beheren, koppelingen synchroniseren, dashboards en rapportages tonen, opgeslagen rapportages en deel-links leveren, geplande e-mails versturen en support geven.

Gerechtvaardigd belang. Beveiliging, fraude- en misbruikpreventie, foutopsporing, capaciteitsplanning, verbetering van de Dienst en beperkte productcommunicatie aan bestaande klanten.

Wettelijke verplichting. Financiële administratie en bewaarplichten.

Toestemming. Voor nieuwsbrieven en niet-noodzakelijke cookies of statistieken, voor zover we die inzetten. Je kunt toestemming altijd intrekken.

Onze database en bestandsopslag staan binnen de Europese Economische Ruimte (AWS-regio Frankfurt, Duitsland). Een beperkt aantal dienstverleners kan gegevens buiten de EER verwerken; in dat geval baseren wij de doorgifte op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een ander geldig overdrachtsmechanisme.

Wij maken gebruik van dienstverleners die alleen in onze opdracht handelen: hosting- en databaseproviders, een platform voor het versturen van e-mail, een AI-provider voor samenvattingen en de chatfunctie, een betaaldienstverlener en tooling voor foutmonitoring. Met al deze partijen hebben we verwerkersafspraken. Een actueel overzicht van subverwerkers staat in de verwerkersovereenkomst.

Google en Meta zijn geen subverwerkers van ons: dat zijn de bronnen waarmee jij zelf een koppeling maakt. Wij verkopen je gegevens nooit en delen ze niet met derden voor hun eigen marketingdoeleinden.

Voor AI-samenvattingen en de AI-assistent sturen wij de relevante rapportagecontext naar onze AI-provider. Deze gegevens worden niet gebruikt om openbare AI-modellen te trainen en worden alleen verwerkt om jouw verzoek te beantwoorden. Zet geen bijzondere of onnodig gevoelige persoonsgegevens in prompts, teksten of uploads.

Accountgegevens en gekoppelde data bewaren we zolang je account actief is. Na beëindiging verwijderen we je workspaces, koppelingen, dashboards en opgehaalde data binnen 30 dagen uit onze actieve database; back-ups lopen binnen dezelfde termijn af. Logbestanden bewaren we maximaal 12 maanden. Facturatiegegevens bewaren we 7 jaar vanwege de fiscale bewaarplicht. Bevestigingen van geaccepteerde voorwaarden bewaren we zolang dat nodig is om onze rechtspositie aan te tonen.

We versleutelen transport (TLS) en gevoelige velden zoals toegangstokens, werken met toegangsbeperking per workspace op databaseniveau, houden wachtwoorden alleen als hash bij en beperken interne toegang tot wat nodig is. Deel-links naar opgeslagen rapportages zijn openbaar voor wie de link heeft; deel ze dus alleen met mensen die de cijfers mogen zien.

We gebruiken functionele cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn om in te loggen, je sessie te bewaren en de Dienst veilig te laten werken. Deze zijn niet uit te schakelen zonder de Dienst onbruikbaar te maken. Analytische of marketingcookies plaatsen we alleen met jouw toestemming.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Stuur je verzoek naar info@geheimvandesmith.nl; we reageren binnen één maand. Ben je niet tevreden over onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gaat je verzoek over data die wij namens een klant verwerken, dan verwijzen wij je naar die klant als verwerkingsverantwoordelijke.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen als de Dienst of de wetgeving verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina met vermelding van de datum. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij je per e-mail of in de app.